SharePointでのデータ共有は便利ですよね。SharePointに保存したcsvファイル、Excelファイルのデータまとめをするために、ダウンロードしたことはありませんか？
Power BI Desktopでは、ダウンロードせずにSharePointのデータを取得することが可能です。ファイルは１つのファイルでも複数のファイルを同時に取得どちらも可能です。
この記事を読むことで、初心者の方でもSharePointフォルダのデータを使ってデータ分析ができるようになります。
目次
まずはPower BI Desktopに設定するURLの探し方から説明します。
SharePointリストを開くもしくはSharePointリストが存在するSharePointのサイトを開く
その後、以下のどちらかを選択して下さい。
- サイト名横のアイコン
- サイドメニューの”ホーム”
表示されたURLをPower BI Desktopで利用します。
利用するURLはリストの保存場所でかわります。以下を参考に必要なURLを取得ください。
- サイトのリストを利用する時
https://xxx.sharepoint.com/sites/sitename - サブサイトのリストを利用する時
https://xxx.sharepoint.com/sites/sitesname/subsitename - TeamsのチームのSPO内のリストを利用する時
https://xxx.sharepoint.com/teams/teamname
ホーム タブを選択後、”データを取得”を選択
検索窓に”sharepoint”と入力後、表示された”SharePoint Online リスト”を選択し、”接続”を選択
サイトURLに、事前準備で調べたURLを記入後、”OK”を選択
データの取り込み
今回はテスト用サイトのため、nullのみが表示されています。ファイルが保存されているサイトで実施頂ければサイト内のファイルが表示されます。
データの変換を選択
*列名の説明
Content:ファイルの中身
Name：ファイル名
Extension：拡張子
Date accessed：最終アクセス日
Date modified：最終更新日
Date created：作成日
Attributes：ファイルサイズなどの属性情報
Folder Path：ファイルが存在するフォルダのパス
取り込むファイルの指定方法
SharePointフォルダの取り込みでは、１ファイルのみ取り込みと複数ファイル取り込みが可能です。操作方法が異なるので説明します。
１ファイル 取り込み
“Content”列の”Binary”を選択
複数ファイル 取り込み
- Name列、Extension列、Folder Path列を使い結合させたいファイルのみ表示
- Content列の”Fileの結合”を選択
まとめ
今回は、SharePoint フォルダに保存したファイルのデータをPower BI Desktopに読み込む方法を説明しました。これで各月の売上などがSharePoint上にExcelで保存されていても簡単にデータをまとめることが出来ます。
データの読み込みは分かったが、グラフの作り方がわからないという方は、業務でよく使うグラフの作成方法をまとめましたので参考にしてください。
【初心者向け】Power BI Desktop のチュートリアルまとめ｜効率化マンのメモ (yuatech-eng.com)
