資料の作り方　入門編(マインド)

普段はPower BI ,Tableauを使いデータ可視化の業務を実施しています。可視化する際に、意識している資料作りについて説明をします。

本記事を読むことで、資料作りだけでなくグラフ作成においてもわかりやすいグラフを作成できるようになります。

1 資料作りはどうして大切なのか
2 相手にすぐ理解される資料ってどんなもの？
3 資料の作り方に必要な３要素
4 資料は少ない方が良い？
5 まとめ

資料作りはどうして大切なのか

BIツールでのレポート作成もそうですが、資料作りに悩まされることは多いかと思います。しかし、日々の業務も忙しくなぜ資料が必要なのかを深く考える時間を取れないこともあるのではと思います。本記事では、資料が持っている意味についての考えを共有したいと思います。

主に伝えたいことは以下になります。

資料は、相手に何かを伝え、行動を引き出すために作るものです。

資料作りはいつ求められる？

提案する、報告する、交渉するなど、業務の様々な場面で、たくさんの資料が存在しているかと思います。資料作りは業務に必要不可欠なスキルであると言っても過言ではないです。

また資料は、相手に何かを伝え、行動を引き出すためにつくるものです。場合によっては、資料次第で仕事の成果が左右されることもあり得ます。

資料作りはどうやって学んできたのか

資料作りは業務上、必要不可欠なスキルでありながら、新入社員研修で入社後に資料作成について教わった記憶は少ないかと思います。配属後、業務対応をしながら、自己流もしくは上司・先輩のやり方をまねて身に着けてきたのではないかと思っています。

これからの業務は、zoom,teamsなどWeb会議、Confluence,jira,SPOなどのファイル共有などこれまで以上に直接会って会話する機会は減っていくかと思います。つまり、業務が多様化、複雑化していくなかで、提案・報告・交渉するためには、相手に伝わる資料を作る力が求めらえています。

資料は迅速で正しい判断を求める

また、業務の流れの加速化、求めらえる業務効率化により、迅速な判断も常に求められるようになっています。迅速な判断をするには、”パッと目を通すだけでないようを理解できる資料”のニーズが高まっていると感じています。

またお互いに合意したと思っていたのに、最後になって話が食い違ってトラブルになったという経験はありませんか？
近年では、外部委託や転職なども増えており、社内に異なる”文化”を持つ人が混在しているのもよくあることかと思います。共通した”文化”がなくなっているのにも関わらず、”相手も自分と同じ考え方をしているはずだ”、”普通はこう考えるはずだ”との思い込みにより、資料を作成すると、お互いに理解したような”つもり”になっていることもあります。相手の立場、気持ちになった相手にわかるように丁寧に説明することができればこうした問題は回避できるかと思います。

そのためにも、

相手にすぐに理解され、行動を引き出すことが出来る資料を作る力が全ての業務で求められています。

相手にすぐ理解される資料ってどんなもの？

資料における理解の意味合いとしては以下の２つがあります。

資料にかかれている意味を理解できること
書かれている内容に納得し、行動できること

資料は上記２つが理解されることを求めらえています。

資料にかかれている意味を理解できること

資料にかかれている意味を理解できることとは、情報の量と質が適切で、脳に収まりやすい状態になっていることを表します。

書かれている内容に納得し、行動できること

書かれている内容に納得し、行動できることとは、論理的・感情的に受け入れやすい状態になっていることを表します。

相手に理解される資料を作るには

上記の２つの説明から、どんな状態でも誰にでも常にわかりやすい資料は存在しないということです。相手が置かれた状況に配慮して、それぞれに合った資料作りを意識することが必要になります。

以上よりも、相手に理解される資料を作るには、相手に寄り添うというマインドが重要になります。

資料の作り方に必要な３要素

資料の作り方に必要な３要素は以下です。

目的
ターゲット(読み手)
内容(メッセージ)

見た目のテクニックも重要ですが、まずは上記３要素が考えてきれていないと、相手にすぐに理解され、行動を引き出すことが出来る資料にはならないです。

つまり、重要なのは以下です。

伝える”目的”と”ターゲット(読み手)”、そして伝えたい”内容(メッセージ)”を明確にすることです。

目的

よく言われることかと思いますが、すごく重要になります。目的が曖昧なまま作業を進めても、求めらえる資料にはなりません。目的を明確にしたうえで、どうすれば目的を達成できるかを考えながら作る姿勢が必要です。その姿勢をつら抜くことで相手の要求や期待に応えることが出来ます。

ターゲット(読み手)

ターゲットについては見落とされてる方は多いように感じます。誰にでもわかる資料を追い求めて、誰にも刺さらない資料になってしまったということはありませんか？

相手の行動を引き出すためには、その相手がどうしたら動くのかといった検討を徹底的に行う必要があります。相手の要求や期待、知識レベル、趣味嗜好、好きな言い回しなどバックグラウンドまで考えると、相手の行動を引き出せるかもしれません。

資料作りに意識することは常に読み手を意識することが大事です。自分が相手だとしたらと考えると、以下のような資料は読みたくないと思うのでは。

必要なことが書かれていない資料
意味のわからない専門用語を多用した資料

まとめると、読み手を意識することで、はじめて読み手が必要とする内容を的確な表現で伝えることが可能になります。

内容

内容に求めらえるのは以下の４要素です。

正確さ
明快さ
要求された内容
具体性

つい自分の思いを書きたくなりますが、客観的な事実の積み重ねで相手を動かすための資料を作りが必要になります。まず客観的な事実を正確に記述することが求めらます。

あたりまえのことではありますが、何のための資料なのか、読み手は何を知り、何を判断したいのかを考え、それに応じるような内容を資料に記載することが必要になります。

資料は少ない方が良い？

わかりやすい資料にするためには、”構成”が重要です。相手になったつもりで順番に疑問を解決する作業をしていけば、相手に理解されて行動に移してもらえる資料が作成できます。しかしながら、初めて見た資料では、情報量が多いと読むだけで苦労。そのうえ、内容が頭に残らないということが多いかと思います。なのでほどほどの情報量にすることが重要になります。

一般的な目安でいうとA4一枚。項目数でいうと10項目が最大を目安に資料を作成すればわかりやすい資料になるかと思います。